Zeitmanagement: 7 Tipps zur Zeiteinteilung als Selbständiger

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Zeitmanagement: 7 Tipps zur Zeiteinteilung als Selbständiger

Einer der größten Vorteile der Selbständigkeit ist die freie Zeiteinteilung. Nur du entscheidest, wann du welche Aufgaben erledigst und wann es Zeit für den Feierabend ist. Genau das kann jedoch auch zu einem Nachteil einer selbständigen Tätigkeit werden. Mit mangelnder Organisation und Selbstdisziplin fällt es dir schwer, deine Ziele zu erreichen. Diese sieben Tipps helfen dir dabei, dir deine Zeit optimal einzuteilen.

1. Kenne deine produktiven Zeiten

Manche Aufgaben erfordern besonders viel Konzentration. Bei anderen solltest du zwar ebenfalls geistig anwesend sein, sie sind jedoch weniger anstrengend und erfordern weniger Durchhaltevermögen. Es ist wichtig, diese Aufgaben voneinander zu trennen, um sie im besten Zeitfenster zu erledigen.

Jeder Mensch hat andere Zeiten, zu denen er besonders produktiv ist. Vielleicht gehörst du zu denjenigen, die am liebsten ausschlafen, erstmal in Ruhe bei Frühstück und Kaffee wach werden und die sich dann mit voller Konzentration an den Schreibtisch setzen. Oder deine produktivste Zeit ist früh am Morgen – oder spät am Abend. Du solltest dich weniger daran orientieren, was andere für die beste Arbeitszeit halten, sondern vielmehr selbst entscheiden, was du wann erledigst.

Nutze deine produktive Zeit für anspruchsvolle Aufgaben. Verwaltung und organisatorische Aufgaben kannst du in der restlichen Zeit erledigen. Auf diese Weise stellst du wichtige Aufgaben effektiver und schneller fertig.

2. Wider die Prokrastination – Wichtiges zuerst

Prokrastination, auch als Aufschieberitis bekannt, ist weit verbreitet. Wir befassen uns häufig mit allem, nur nicht mit der wirklich wichtigen Aufgabe, weil diese nicht nur wichtig, sondern leider auch etwas eintönig und anstrengend ist. Mit dem Resultat, dass wir in Zeitnot geraten oder die Ergebnisse hinter unseren Erwartungen – und im schlimmsten Fall auch von denen von Kunden – zurückbleiben.

Gleichzeitig belastet es, wenn wir wissen, dass eine wichtige Aufgabe noch nicht erledigt ist. Deshalb solltest du immer Prioritäten setzen. Bei der Einordnung kannst du dich zum Beispiel am sogenannten Eisenhower-Prinzip orientieren. Es ordnet Aufgaben in einer 2×2-Tabelle ein. Wichtigkeit und Dringlichkeit sind die beiden Aspekte, die festlegen, was zuerst erledigt werden sollte.

Geordnet wird in diesen Kategorien: wichtig und dringend, wichtig, aber nicht dringend, dringend, aber nicht wichtig sowie weder dringend noch wichtig. In genau dieser Reihenfolge solltest du deine Aufgaben erledigen. Was nicht dringend und nicht wichtig ist, hat die geringste Priorität und landet direkt im Papierkorb, damit es dich nicht vom Wesentlichen ablenkt.

3. Warum ein planmäßiges Vorgehen so wichtig ist

Für Selbständige ist eine gute Organisation essenziell. Natürlich kannst du dich direkt in die nächste Aufgabe stürzen. Dabei solltest du jedoch das große Ganze im Blick behalten. Was ist zu erledigen? Wann sind Aufgaben fällig? Wo musst du dringend tätig werden, was kann noch warten?

Mit einer Liste hast du den Überblick. In welcher Form du eine solche Liste anfertigst, liegt an dir – du kannst Aufgaben in einer To-Do-App ebenso eintragen wie in einem Word-Dokument oder auf einem Zettel. Auch ein Tischkalender kann sinnvoll sein, damit du immer den zeitlichen Überblick über deine Aufgaben hast.

Bei der Planung deiner Aufgaben ist wichtig, dass du dir realistische Ziele setzt. Plane immer einen Puffer für unvorhergesehene Aspekte ein. Ist deine To-Do-Liste zu ambitioniert, schaffst du es vermutlich nicht, die Aufgaben wie vorgesehen zu erledigen. Das wirkt demotivierend und lässt nicht nur leicht Frust aufkommen, sondern auch Stress.

4. Erledige kurze Aufgaben sofort

Kurze Aufgaben, die nicht weniger als einige Minuten in Anspruch nehmen, können deine To-Do-Liste in die Länge ziehen. Durch eine lange Liste kommt leichter das Gefühl von Stress und Druck auf. Deshalb ist es sinnvoll, kurze Tätigkeiten gar nicht erst zu notieren und auf später zu verschieben, sondern sie direkt zu erledigen. So sind sie schon abgehakt.

Das gilt allerdings nicht, wenn du gerade in eine wichtige Aufgabe vertieft bist und dich eine eingehende E-Mail aus der Konzentration reißt. In dem Fall ist es besser, erst das wirklich Wichtige zu erledigen.

5. Mach Pause!

Natürlich musst du konzentriert arbeiten, um deine Arbeit als Selbständiger zu erledigen. Genauso wichtig sind jedoch auch Pausen. Gerade in stressigen Phasen neigen viele Selbständige dazu, durchzuarbeiten. Das Mittagessen kann man schließlich auch vor dem Bildschirm einnehmen. Und für eine kurze Pause ist gerade wirklich keine Zeit.

Aber überleg mal: Macht eine Viertelstunde wirklich einen gravierenden Unterschied, oder fühlt es sich nur an, als wäre eine Pause reine Zeitverschwendung? Schon in zehn Minuten kannst du durchatmen, kurze Gymnastikübungen einlegen oder schlicht die Augen kurz zumachen. Pausen sind essenziell, um dich später wieder konzentrieren zu können.

Eine Pause von einer halben Stunde kann dafür sorgen, dass du anschließend mehr schaffst als ohne Pause. Somit sind Pausen gut investierte Zeit und nichts, auf das du verzichten solltest. Achte auch auf den Ausgleich zur langen Arbeit am Schreibtisch nach Feierabend. Gehe spazieren, fahre Fahrrad oder spiele eine Runde Basketball mit Freunden – Hauptsache, du bewegst dich und hast Spaß daran.

6. Ablenkungen minimieren

Ablenkungen sind der Konzentrations-Killer schlechthin. Für Selbständige lauern sie oft in vielerlei Gestalt. Es sind einerseits die eingehenden E-Mails, die mit ihrem Signalton auf sich aufmerksam machen und durch ein Pop-Up-Fenster dazu verleiten, sie direkt zu lesen. Auch Benachrichtigungen von Facebook oder anderen sozialen Netzwerk können ablenken, wenn diese Portale für deine Arbeit wichtig sind.

Aus einem „nur mal schnell gucken“ wird leicht eine Viertelstunde, und, noch viel schlimmer, du verlierst den Flow bei deiner aktuellen Tätigkeit. Mit der Tätigkeit weiterzumachen ist, gerade, wenn es sich um eine ungeliebte Aufgabe handelt, anschließend umso schwieriger.

Selbständige, die von zuhause aus arbeiten, haben noch mehr potenzielle Ablenkungen um sich herum als nur E-Mails und das Telefon. Vielleicht lärmen deine Kinder, dein Mitbewohner möchte kurz quatschen oder deine Mutter ruft an – schließlich bist du ja selbständig und hast keinen Chef, der etwas dagegen hätte, wenn du kurz telefonierst. Es kann schwierig sein, Außenstehenden deutlich zu machen, dass es dennoch gute Gründe geben kann, nicht ans Telefon zu gehen.

Außerdem ist bei der Arbeit im heimischen Büro immer die Verlockung da, nur mal eben eine Wäsche anzumachen (die dann später natürlich aufgehängt und wieder abgenommen werden muss), die Spülmaschine auszuräumen oder die Wohnung zu saugen. Es hilft, wenn du zu festen Zeiten arbeitest und andere Zeiten dafür vorsiehst, solche Dinge zu erledigen.

Mails kannst du auch periodisch checken oder zumindest die Benachrichtigung ausstellen. Jede Unterbrechung kostet mehr Zeit, als für die eigentlich damit verbundene Aufgabe entfällt.

7. Warum ausgeprägter Perfektionismus nachteilig ist

Als Selbständiger hast du vermutlich hohe Qualitätsansprüche an deine eigene Arbeit – und das ist natürlich auch gut so. Du möchtest schließlich, dass deine Kunden mit dir zufrieden sind und sie dich weiter buchen, oder dass dein Erfolg anhält. Ausgeprägter Perfektionismus ist jedoch wenig hilfreich.

Vielleicht hast du schon einmal vom Pareto-Prinzip gehört. Das ist auch als 80/20-Prinzip bekannt. Es besagt, dass du 80 Prozent einer Aufgabe in 20 Prozent der Zeit erledigst. Umgekehrt bedeutet das, dass auf die letzten 20 Prozent einer Tätigkeit 80 Prozent der Zeit entfallen. Erledige deshalb immer zuerst das, was wirklich wichtig ist.

Wenn du dich hingegen im Kleinklein einer fast fertigen Aufgabe verhedderst, kommst du zu nichts anderem. Es ist wichtig, den Punkt zu finden, an dem eine Aufgabe zufriedenstellend erledigt ist, und sie dann auch abzuschließen. Das heißt nicht, dass du keine gute Qualität abliefern sollst. Perfektionisten verbringen jedoch oft viel Zeit mit Dingen, die keinen nennenswerten Unterschied mehr machen.