Kostenvoranschlag: Muster, Beispiele & wichtige Infos

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Kostenvoranschlag: Muster, Beispiele & wichtige Infos

Mit einem Kostenvoranschlag gibst du deinen Kunden vorab eine bessere Vorstellung davon, was ein Auftrag kosten würde. Das ist nicht nur für Kunden nützlich, sondern auch für deine Kalkulation. In diesem Beitrag erfährst du, wie du einen Kostenvoranschlag erstellst, ob dieser verbindlich ist und was passiert, wenn du ihn überschreitest. Außerdem haben wir ein kostenloses Muster für dich zusammengestellt.

Was ist ein Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag enthält Informationen darüber, was ein Auftrag vermutlich kosten würde. Das hilft dem Interessenten dabei, abzuwägen, ob er dir den Auftrag erteilen möchte oder nicht. Gerade, wenn es um aufwendige – und somit kostenintensive – Arbeiten geht, holen viele Kunden mehrere Kostenvoranschläge ein, bevor sie sich für einen Anbieter entscheiden. Und auch du selbst kannst dank der Schätzung besser kalkulieren, weil du weißt, wie viel dir ein Auftrag mutmaßlich einbringen würde und wie viel Arbeit damit verbunden wäre.

Bei einem Kostenvoranschlag handelt es sich um eine Schätzung der wahrscheinlichen Kosten. Diese können sich später ändern, stellen aber zum Zeitpunkt, zu dem der Kostenvoranschlag erstellt wird, die zu erwartenden Kosten dar.

Wo liegen die Unterschiede zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Angebot?

Ein Kostenvoranschlag und ein Angebot sind unterschiedliche Dinge, auch wenn sie häufig im selben Atemzug genannt werden. Während es sich bei einem Kostenvoranschlag um eine reine Schätzung möglicher Kosten handelt, ist ein Angebot eine verbindliche Aufstellung dieser Kosten. Der Unternehmer muss sich an den Betrag halten, den er im Angebot genannt hat. Der Preis für einen Auftrag kann nicht mehr geändert werden, wenn ein Kunde das Angebot angenommen hat. Das ist bei einem Kostenvoranschlag anders.

Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?

Die Frage, ob ein Kostenvoranschlag verbindlich ist, kommt immer wieder auf. Die Antwort ist eindeutig: nein, ist er nicht. Es handelt sich lediglich um geschätzte Kosten. Der tatsächliche Rechnungsbetrag kann von den im Kostenvoranschlag genannten Kosten abweichen – etwa, weil der Auftrag doch umfangreicher war als zunächst gedacht oder sich zwischenzeitlich anderweitig Änderungen ergeben haben, etwa bei den Materialkosten.

Allerdings ist die unverbindliche Natur des Kostenvoranschlags nicht jedem Kunden klar. Wenn du einen Kostenvoranschlag erstellst, ist es deshalb sinnvoll, auf diesen Umstand hinzuweisen. So vermeidest du, dass der Kunde später verärgert ist und es Diskussionen um den Preis gibt, weil die tatsächlich in Rechnung gestellten Kosten vom Kostenvoranschlag abweichen.

Du kannst im Kostenvoranschlag einen Satz ergänzen, der die Unverbindlichkeit der aufgestellten Kosten deutlich macht. Das könnte so klingen: „Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich.“ Oder auch: „Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um einen unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt. Der tatsächliche Rechnungsbetrag kann von dieser Schätzung abweichen.“ Du kannst auch verdeutlichen, dass es sich um eine reine Schätzung handelt, indem du nur grobe Angaben machst. Dann weiß der Kunde, dass es sich um einen Circa-Betrag handelt. Auch die Überschrift kann das Wort „unverbindlich“ enthalten: „Unverbindlicher Kostenvoranschlag“.

Was passiert, wenn der Kostenvoranschlag überschritten wird?

Dürfen die tatsächlichen Kosten eines Auftrags höher sein als das, was auf dem Kostenvoranschlag angegeben war? Ja, dürfen sie. Weil der Kostenvoranschlag nicht verbindlich ist, kann der eigentliche Rechnungsbetrag von der Schätzung abweichen.

Allerdings ist es auf der anderen Seite nicht ohne Weiteres möglich, später einen sehr viel höheren Betrag für die erbrachte Leistung in Rechnung zu stellen. Zwar müssen Kunden es hinnehmen, wenn der Rechnungsbetrag geringfügig von der im Kostenvoranschlag genannten Summe abweicht. Das heißt jedoch nicht, dass die Rechnung wesentlich teurer ausfallen darf.

Eine eindeutige Grenze für die Überschreitung des Kostenvoranschlags gibt es nicht. Allerdings geht aus bisheriger Rechtsprechung bei Streitigkeiten um Abweichungen zwischen Kostenvoranschlag und tatsächlicher Rechnung hervor, dass es sich dann um wesentliche Abweichungen handelt, wenn der in Rechnung gestellte Betrag 15 bis 20 Prozent höher ist als der Kostenvoranschlag. Dabei handelt es sich aber lediglich um Richtwerte. Auch der Gesamtbetrag ist entscheidend. Je höher die Summe, um die es geht, desto gravierender wirkt sich eine Änderung von etwa 15 Prozent aus.

Falls du bemerkst, dass die tatsächlichen Kosten stark vom Kostenvoranschlag abweichen werden, solltest du deinen Kunden daher schnellstmöglich darüber informieren. Der Kunde kann dann entscheiden, ob er diese Bedingungen akzeptiert, auch wenn sie wesentlich von den Informationen des Kostenvoranschlags abweichen. Genauso kann er jedoch auch vom Vertrag zurücktreten.

Als Unternehmer solltest du immer so kalkulieren, dass deine Kunden schon im Vorfeld möglichst genau wissen, welche Kosten auf sie zukommen. Selbst, wenn du gute Gründe für einen höheren Rechnungsbetrag hast, besteht immer das Risiko, dass deine Kunden dadurch so verärgert sind, dass sie künftig nicht mehr auf dich zukommen, wenn sie eine entsprechende Leistung erbracht haben möchten.

Diese Informationen gehören in einen Kostenvoranschlag

Ein Kostenvoranschlag enthält nicht nur Informationen über die wahrscheinliche Rechnungshöhe für eine bestimmte Leistung. Es sollte auch aus dem Kostenvoranschlag hervorgehen, wie diese Berechnung zustande gekommen ist. Zeige deinem Kunden möglichst konkret auf, welche Kriterien über den Preis für die Leistung bestimmen.

Das heißt, dass du im Kostenvoranschlag einerseits grundlegende Angaben zu Art und Umfang der Leistung machen solltest. Welche Arbeitszeit musst du dafür (voraussichtlich) aufwenden? Welche Arbeitskosten hängen damit zusammen? Es macht etwa einen Unterschied, welcher Mitarbeiter eines Unternehmens die Leistung erbringt. Je nach Position und Erfahrung kann etwa der Stundenlohn stark variieren.

In vielen Fällen fallen außerdem Kosten für verwendetes Material an. Auch diese solltest du im Kostenvoranschlag möglichst präzise schätzen und aufführen, um welche Materialien es sich konkret handelt – samt Mengen und Preisen.

Möglicherweise fallen auch Spesen oder Lieferkosten an. Auch die Informationen hierüber gehören in einen Kostenvoranschlag. Kurzum: Alles, was sich auf den Rechnungsbetrag auswirkt, sollte sich auch im Kostenvoranschlag wiederfinden. Auch, wie lang der Kostenvoranschlag gültig ist, sollte enthalten sein.

Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig?

Ist der Kostenvoranschlag unbegrenzt gültig? Theoretisch ist das denkbar, aber praktisch nicht empfehlenswert. Wenn der Kunde erst Monate später auf deinen Kostenvoranschlag zurückkommt, kann es sein, dass sich die Berechnungsgrundlage für die betreffende Leistung zwischenzeitlich verändert hat. Möglicherweise sind die Arbeitskosten inzwischen höher, oder aber die Kosten für nötiges Material sind gestiegen. Zwar kann die spätere Rechnung höher ausfallen als die genannte Summe im Kostenvoranschlag. Dennoch führt das leicht zu Streitigkeiten mit dem Kunden, der etwas anderes erwartet hat.

Deshalb ist es sinnvoll, im Kostenvoranschlag eine Frist zu nennen, bis wann dieser gilt. Üblicherweise sollte es sich dabei um einige Wochen und nicht mehrere Monate oder gar Jahre handeln. Mit einer Frist von bis zu sechs Wochen bist du gut beraten. Bedenke bei der Fristsetzung auch andere Umstände, etwa saisonale Auftragsschwankungen, Betriebsurlaub oder den Urlaub von Mitarbeitern, die zur Ausführung des Auftrags essenziell sind.

Den Kostenvoranschlag selbst in Rechnung stellen?

Viele Unternehmer fragen sich, ob sie die Erstellung eines Kostenvoranschlags selbst in Rechnung stellen dürfen. Schließlich ist auch damit Arbeitszeit verbunden. Das ist zwar prinzipiell möglich. Allerdings erwarten die meisten Kunden, dass ein unverbindlicher Kostenvoranschlag nichts kostet.

Den Kostenvoranschlag in Rechnung zu stellen, ist praktisch nur dann denkbar, wenn du das im Vorfeld mit dem Interessenten so vereinbart hast. Das sollte vertraglich festgehalten werden, damit später kein Streit darüber entsteht. Ein in Rechnung gestellter Kostenvoranschlag stellt aus Unternehmersicht nicht nur eine Vergütung der eigenen Arbeitsleistung dar. Er schreckt auch Interessenten ab, die kein ernsthaftes Interesse an der betreffenden Leistung haben.

Wer eigentlich gar nicht plant, dir einen Auftrag zu erteilen, sondern etwa nur die eigenen Preise entsprechend anpassen möchte, ist in der Regel nicht bereit, dafür Geld zu bezahlen. In solchen Fällen kannst du die Erstellung eines Kostenvoranschlags auch verneinen.

Es kommt dabei auch darauf an, wie viel Aufwand mit der Erstellung des Kostenvoranschlags verbunden ist. Handelt es sich um eine wenig aufwendige Kalkulation, hat der Kunde womöglich kein Verständnis, wenn du diese in Rechnung stellst. Wenn jedoch ersichtlich ist, dass schon die Berechnung der möglichen Kosten viel Arbeit verursacht – weil du etwa detaillierter planen musst –, hast du gute Argumente dafür, dass der Kostenvoranschlag nicht umsonst ist. In jedem Fall solltest du dich mit deinem Kunden vorher darüber verständigen.

Wenn du den Kostenvoranschlag in Rechnung stellst, kannst du den entsprechenden Betrag später mit dem eigentlichen Rechnungsbetrag verrechnen. Somit zahlen Interessenten nur dann Geld für den Kostenvoranschlag, wenn sie dir den Auftrag nicht erteilen.

Kostenvoranschlag: Muster

Im Folgenden findest du ein Muster für einen Kostenvoranschlag. Es gibt dir einen Überblick, welche Formulierungen üblich sind und welche Informationen im Kostenvoranschlag nicht fehlen sollten.

Es handelt sich beim Kostenvoranschlag um eine Geschäftskorrespondenz, die entsprechend im oberen Bereich die Kontaktdaten von dir und deiner Firma sowie die des Interessenten enthalten sollte. Gib auch deine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse sowie die URL deiner Internetpräsenz an.

Unverbindlicher Kostenvoranschlag

Sehr geehrter Frau Musterfrau,

Ihre Anfrage haben wir dankend erhalten. Gerne geben wir Ihnen einen Überblick über die geschätzten Kosten, die für einen Auftrag anfallen würden.

[Dienstleistung]
[Arbeitszeit]
[Materialkosten im Detail]
[Mögliche weitere Kosten]
Zwischensumme: [Betrag]
19 % Mehrwertsteuer: [Betrag]
Gesamtbetrag: [Betrag]

Der Kostenvoranschlag ist gültig bis [Datum]. Wir freuen uns, wenn wir für Sie tätig werden dürfen.

Bitte beachten Sie: Diese Kalkulation stellt eine Schätzung dar. Die tatsächlichen Kosten können von den in diesem unverbindlichen Kostenvoranschlag genannten Preisen abweichen.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]