Kleinunternehmer: Voraussetzungen, Vorteile, Risiken & Tipps

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Kleinunternehmer

Für Existenzgründer kann die Kleinunternehmerregelung eine spannende Option sein. Welche Voraussetzungen du dafür mitbringen musst, welche Vor- und Nachteile damit verbunden sind und für wen sich diese Regelung eignet, erfährst du in diesem Beitrag.

Kleinunternehmer: Kommt das für mich infrage?

Wenn du selbstständig oder freiberuflich tätig bist, kommst du bei deiner Existenzgründung früher oder später mit dem Wort „Kleinunternehmerregelung“ in Kontakt. Nun überlegst du womöglich, ob sich diese Regelung für dich lohnt und ob du zum Kleinunternehmer werden solltest.

Für Unternehmer, die ihre Tätigkeit gerade erst aufgenommen haben, kann die Kleinunternehmerregelung interessant sein – vor allem, wenn sie planen, mit der neuen Tätigkeit langsam zu beginnen. Dabei handelt es sich um eine spezielle Regelung nach § 19 UStG, die den Umgang mit Steuern für Existenzgründer mit geringen Einnahmen vereinfacht.

Die Frage, ob es sinnvoll ist, wenn du zum Kleinunternehmer wirst, ist zwar wichtig – weiter unten findest du Tipps zu diesem Thema. Du musst jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit diese Regelung für dich überhaupt infrage kommt. Erfüllst du diese Voraussetzungen nicht, kannst du die Vorteile von der Kleinunternehmerregelung auch nicht nutzen.

Diese Obergrenzen gelten als Kleinunternehmer

Das Finanzamt zieht die Grenze bei der Höhe der steuerpflichtigen Betriebseinnahmen. Du darfst bestimmte Höchstgrenzen nicht überschreiten, wenn du dich als Kleinunternehmer anmelden möchtest.

So darf dein Umsatz im zurückliegenden Kalenderjahr nicht höher als 17.500 Euro gewesen sein. Im laufenden Kalenderjahr darfst du maximal 50.000 Euro verdienen. Diese Summe bezieht sich auf den erwarteten Umsatz.

Beide Kriterien müssen erfüllt werden, damit du zum Kleinunternehmer werden kannst. Bedenke bei der Abwägung der Sinnhaftigkeit der Kleinunternehmerregelung im Einzelfall auch, dass zur Berechnung nicht dein Gewinn betrachtet wird. Es handelt sich um deine Betriebseinnahmen, von denen für die Gewinnrechnung noch die Ausgaben abgezogen werden müssten. Deine Einnahmen sind also in jedem Fall höher als dein Gewinn.

Was gilt für Existenzgründer?

Wenn du dich gerade erst selbstständig gemacht hast, hast du natürlich kein vergangenes Geschäftsjahr samt entsprechender Einnahmen vorzuweisen. Es kommt dann darauf an, welchen Jahresumsatz du erwartest. Dieser darf im ersten Jahr nicht höher als 17.500 Euro liegen. Gehst du von höheren Einnahmen aus, kannst du dich nicht als Kleinunternehmer beim Finanzamt anmelden.

Bei dieser Berechnung gilt übrigens das Geschäftsjahr. Wenn du also beispielsweise im Juni mit deiner Tätigkeit als Selbstständiger, Gewerbetreibender oder Freiberufler begonnen hast, heißt das, dass du deine Einnahmen bis zum nächsten Juni betrachten musst – und nicht nur die Monate einbeziehst, die im laufenden Jahr noch verbleiben.

Was ist, wenn ich mehrere umsatzsteuerpflichtige Tätigkeiten betreibe?

Möglicherweise führst du mehrere umsatzsteuerpflichtige Tätigkeiten aus und hast verschiedene Projekte. Es ist allerdings nicht möglich, dich dafür jeweils als Kleinunternehmer anzumelden. Diese Regelung hängt an dir als Person und nicht an einem bestimmten Unternehmen.

Du kannst die Kleinunternehmerregelung nur einmal nutzen. Falls du mehrere Unternehmen hast oder du unterschiedliche selbstständige Tätigkeiten ausführst, musst du deine Einnahmen aus allen Zweigen zusammenrechnen.

Welche Vorteile hat eine Einstufung als Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer betreibst du ein Gewerbe beziehungsweise bist selbstständig und nimmst pro Jahr nicht mehr ein, als das Finanzamt als Obergrenze festgesetzt hat. Diese Regelung zu nutzen kann durchaus Vorteile haben.

Du bist als Kleinunternehmer von der Pflicht befreit, Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Das erspart dir nicht nur Kosten, sondern auch Zeit, die du ansonsten mit deinen Steuerangelegenheiten verbringen müsstest. Die monatlichen Vorsteueranmeldungen entfallen für dich als Kleinunternehmer.

Im Vergleich zu Mitbewerbern kannst du außerdem günstigere Produkte und Dienstleistungen anbieten. Die Umsatzsteuer wird schließlich darauf nicht erhoben. Das kann dir einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen, vor allem, wenn du geschäftlich hauptsächlich mit Privatleuten oder anderen Kleinunternehmern zu tun hast.

Wenn du deine Steuererklärung machst, reicht als Kleinunternehmer die vergleichsweise einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Du bist außerdem nicht verpflichtet, dich ins Handelsregister eintragen zu lassen und musst auch keine doppelte Buchführung machen.

Gerade, wenn du zunächst mit geringen Betriebseinnahmen rechnest, kann es sich deshalb lohnen, ein Kleinunternehmer zu sein. Diese Regelung hat jedoch in manchen Fällen auch Nachteile, die du kennen solltest.

Welche Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?

Macht es nicht immer Sinn, die Kleinunternehmerregelung als Existenzgründer in Anspruch zu nehmen? Nicht unbedingt. Diese Regelung kann auch Nachteile haben. Es hängt von den Umständen im Einzelfall ab, ob sich die Kleinunternehmerregelung für dich lohnt oder nicht.

Wenn du von vornherein weißt, dass du als Selbstständiger gleich voll durchstarten willst, lohnt sich die Kleinunternehmerregelung nicht. Wenn du schon absehen kannst, dass du die Einkommensgrenzen schnell überschreiten wirst, siehst du besser von einer Anmeldung als Kleinunternehmer ab.

Als Kleinunternehmer kannst du keine Umsatzsteuer für erworbene Waren geltend machen, wenn du deine Steuererklärung machst. Wenn du größere Investitionen tätigst, ist die Kleinunternehmerregelung somit möglicherweise ein Nachteil für dich.

Für Selbstständige in bestimmten Bereichen kann es sich lohnen, kein Kleinunternehmer zu sein. Es gibt in bestimmten Fällen die Möglichkeit zum pauschalen Vorsteuerabzug. Du kannst dann einen gewissen Teil der vereinnahmten Umsatzsteuer behalten. Entsprechende Pauschalen gelten insbesondere in manchen künstlerischen Berufen, etwa, wenn du Autor oder Journalist bist.

Wenn du geschäftlich nicht in erster Linie mit Privatpersonen, sondern mit Unternehmen zu tun hast, kann die Kleinunternehmerregelung ebenfalls nachteilig sein. Diese können dann keine Vorsteuer geltend machen, weil auf deiner Rechnung ja keine ausgewiesen ist. Daraus können dir Nachteile im Vergleich zu deiner Konkurrenz entstehen, weil manche Unternehmen sich dann vermutlich lieber anderswo umsehen.

Bedenke auch die Signalwirkung: In bestimmten Branchen hast du womöglich eine bessere Stellung, wenn du im Handelsregister registriert bist. Außerdem kannst du dir keinen anderen Namen für dein Unternehmen überlegen. Du darfst als Kleinunternehmer nur deinen regulären Namen benutzen.

Wie melde ich mich als Kleinunternehmer an?

Als Kleinunternehmer kannst du dich beim Finanzamt anmelden, wenn du dein Unternehmen gründest oder dich als Selbstständiger anmeldest. Dazu hast du im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ die Gelegenheit. Relevant ist der gleichnamige Punkt „Kleinunternehmer-Regelung“. Du kannst dich dabei entscheiden, ob du die Regelung in Anspruch nehmen möchtest oder darauf verzichtest, obwohl du mutmaßlich weniger als 17.500 Euro einnehmen wirst.

Natürlich kannst du auch persönlich mit dem Finanzamt sprechen, wenn du darüber nachdenkst, ob die Regelung passend für dich ist. Bedenke aber: Eine einmal getroffene Entscheidung ist für fünf Jahre gültig.

Was ist, wenn ich doch mehr verdiene?

Was ist, wenn ich doch mehr verdiene als angenommen? Diese Frage stellt sich immer wieder, wenn ein Kleinunternehmer höheren Umsatz macht als gedacht.

Sobald du die Obergrenze von 17.500 Euro im ersten Jahr beziehungsweise 50.000 Euro im laufenden Jahr überschreitest, giltst du nicht mehr als Kleinunternehmer. Dein Status ändert sich dann automatisch. Es ist wichtig, zu wissen, dass das Finanzamt dir nicht explizit mitteilt, dass du kein Kleinunternehmer mehr bist. Es liegt an dir, deinen Status anhand deiner Einnahmen korrekt einzustufen.

Im neuen Jahr unterliegst du dann der Regelbesteuerung und musst entsprechend auch Umsatzsteuer ausweisen. Auch Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind dann erforderlich. Dein Status als Kleinunternehmer wird dir dadurch jedoch rückwirkend für bereits vergangene Jahre nicht aberkannt.

Warum es so wichtig ist, deine Einnahmen als Kleinunternehmer im Blick zu behalten

Wenn du merkst, dass du als Kleinunternehmer wahrscheinlich mehr als 17.500 Euro beziehungsweise 50.000 Euro verdienen wirst, solltest du mit dem Finanzamt Rücksprache halten. Je früher du das Finanzamt informierst, desto eher findet sich eine akzeptable Lösung. Es ist außerdem immer eine gute Idee, einen Steuerberater hinzuzuziehen.

Wenn du früh bemerkst, dass du mehr einnehmen wirst, ergeben sich daraus meist keine Probleme. Schwieriger ist es, wenn du erst später feststellst, dass dein Vorjahres-Umsatz höher als erlaubt war. Wenn du erst bei deiner Steuererklärung im Mai feststellst, dass du im letzten Jahr zu viel verdient hast, bedeutet das, dass du im laufenden Kalenderjahr vom Januar an Umsatzsteuer hättest ausweisen müssen.

Du hättest deine Umsatzsteuer-Einnahmen in Form von Voranmeldungen auch an das Finanzamt übermitteln und Umsatzsteuer zahlen müssen. Diese Steuerschuld musst du dann nachzahlen.

Du kannst dich auch freiwillig dafür entscheiden, die Kleinunternehmerregelung nicht mehr in Anspruch zu nehmen. Bedenke dabei jedoch, dass diese Entscheidung für fünf Jahre gilt.